エクセルの便利機能をスプレットシートで検証 第8回 並べ替え順の指定

Google表計算ソフト

Googleスプレットシート(以後スプレットシートと記述)で エクセル(以後Excelと記述)の知っていると便利な機能「並べ替え順の指定」について調べました。

パソコンで計算やグラフを作成したりするソフトといえば、Microsoft社のExcelが有名ですが、Excelは有償ソフトウェア、新規導入やバージョンアップでは費用がかかります。
1台のPCでは少額かも知れませんが、台数が増えるとちょっと大変かも。

スプレッドシートは、無償ですがExcelとほぼ同じことができます。
有償のExcelから無償のスプレッドシート へ移行するユーザのために、Excelの便利な裏技がスプレットシートでも使えるのか検証しました。

Excelで並べ替え順を指定する方法

社員名簿で部署名を「昇順」で並べ替えると、五十音順で並びます。しかし、『会社の組織図に合わせて「総務部」「広報部」「営業部」と並べたい』というときには、どうしたらいいのでしょうか?

こうしたときに重宝するのが「ユーザー設定リスト」。並べ替え順をリストで指定しておけば、独自の順番でデータを並べ替えることができるのです。

ほかにも「住所のリストを北から順に並べる」こともできますし、あらかじめ用意されているリストを使って『曜日を「日曜日」「月曜日」…と並べる』ことも可能です。

詳しくはこちらをご覧ください。

この裏技は「エクセル時短https://dekiru.net/category/series/excel-jitan/ 」から引用 しました

 

スプレッドシートで並べ替え順を指定する方法

スプレットシートにはExcelの「 ユーザー設定リスト」のように並び替えの順番を指定する機能はありませんが、「範囲を並び替え」を利用すれば同じようなことはできます。

範囲を並べ替え操作

並び替えをするデータ、セルA1からセルF15を選択します。

上部操作メニューの「データ」をクリックし、「範囲を並び替え」を選択します。

次のダイアログが表示されますので「並び替え条件」と「データにヘッダー行が含まれている」にチェックし、「並び替え」ボタンをクリックします。

 

 部署が「営業部」、「経理部」、「広報部」、「総務部」で並び替えができました。

 

 

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以後、スプレットシートを利用するための準備作業、Excelとスプレットシートの違いなどについて説明します。

スプレットシートの利用準備

スプレットシートを利用するための作業は以下の通りです。

  1. Googleアカウントの作成
  2. Google Chrome(インターネットブラウザ)のインストール
  3. Googleドライブにログイン

Googleアカウントの作成

Googleアカウントを作成します。
アカウントの作成は無料です。こちらを参照してください。

Google Chrome (インターネットブラウザ) のインストール

Google Chrome (インターネットブラウザ) をダウンロードしてPCにインストールします。
こちらを参照してください。

Googleドライブにログイン

Chromeを実行し、ChromeのGoogleドライブのアイコン(下記)をクリックし、Googleドライブにログインします。

Googleドライブにログインすると下記のような画面が表示されます。

「新規ボタン→Googleスプレットシート」をクリックし、スプレットシートを実行します。

 

 

世界中のレンタカー:200以上の国・地域、100,000+カ所、712万車両
日本語サイトと日本語カスタマサービス(メール・電話)
独自の「値下げプロテクター」機能:予約後に値下がった場合には、その価格で再予約できる

 

 

Excelとスプレットシートの違い

実行場所

ExcelはPCにインストールして使用しますが、Googleスプレッドシートはサーバにインストールされており、インターネットブラウザを使い操作します。

作成したファイルはGoogleドライブに保存されるので、別のPCやスマートフォンから利用できます。
スプレッドシートは 保全性が高いうえ、PCの買い換え時移行作業は不要です。

保存機能

Excelはファイルを開いてから編集・保存を行います。ネットワークハードディスク上のファイルを直接編集することは推奨されていません。
スプレッドシートは、常に自動保存を行っています。保存先はGoogleドライブです。
文字を入力した直後にPCが故障したとしても作成したデータはGoogleドライブに保存されています。

関数

GoogleスプレッドシートにはExcelには無い独自の関数が用意されています。自動化やネットワーク上での他のシートとの連携など、スプレッドシートがWebアプリケーションであるという特徴を活かした関数が多く用意されています。

  • データの検索・抜き出しが用意になるQUERY関数
  • 別のスプレッドシート(ファイル)からセル範囲を読み込めるIMPORTRANGE関数
  • 数式を自動でコピーしてくれるARRAYFORMULA関数
  • シート内で翻訳できるGOOGLETRANSLATE関数

 

スプレットシートのデメリット

  • インターネットブラウザ上で動作するため、インターネットに接続していない状態では基本的に使用できません。
  • アプリケーションの内部処理がGoogleのサーバー上で行われるため、処理速度が遅くなる事がありますので、ファイルサイズが極端に大きい場合は考慮すべき点です。
  • Excelとフル互換ではないのでExcelファイルをスプレッドシート上で開くときに表示や処理に違いが出ることがあります。

 

Excelとスプレッドシートのファイルの互換

Excelで作成したファイルをGoogleドライブにアップロードしてからスプレッドシートで開くことができます。また、スプレッドシートのファイルもExcelのファイル形式(xlsx)にしてダウンロードできます。 

 

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