エクセルの便利機能をスプレットシートで検証 第7回 並べ替えのミスを防ぐ

Google表計算ソフト

Googleスプレットシート(以後スプレットシートと記述)で エクセル(以後Excelと記述)の知っていると便利な機能「行列入れ替え」について調べました。

パソコンで計算やグラフを作成したりするソフトといえば、Microsoft社のExcelが有名ですが、Excelは有償ソフトウェア、新規導入やバージョンアップでは費用がかかります。
1台のPCでは少額かも知れませんが、台数が増えるとちょっと大変かも。

スプレッドシートは、無償ですがExcelとほぼ同じことができます。
有償のExcelから無償のスプレッドシート へ移行するユーザのために、Excelの便利な裏技がスプレットシートでも使えるのか検証しました。

Excelで並べ替えのミスを防ぐ方法

データの並べ替は、[並べ替え]ボタンをクリックするだけと思っている方、油断は禁物です。

体裁を整えるために「空の列」が挿入されている表は、よくみかけますよね。
データの管理上は好ましくありませんが、視覚的に見やすくなる効果があるため、こうした表は実際によく作成されます。

これが落とし穴で、この空の列を意識しないで[並べ替え]ボタンをクリックすると、もともと1つの行にあったデータが特定の列だけズレてしまいます。
Excelは選択中のセルを基準として、上下左右に連続するデータのまとまりを「ひとつの表」として自動的に認識し、空の列や行があると「別の表」と判断します。

「合計点」を基準に降順に並べ替えようとして、セルH2を選択してから[並べ替え]ボタンをクリックしたところです。H列〜I列が選択されて[並べ替え]ダイアログボックスが表示されます。

合計点(H列)〜評価(I列)のみが選択されて、出席番号(A列)〜ギター(F列)は別の表として認識されていることがわかります。もし、このまま並べ替えを実行すると、H列〜I列だけが並べ替わります。結果として「名前」と「合計点」などが一致しなくなり、不正確なデータとなってしまうわけです。

表の項目名をすべて選択しフィルターで並べ替える

こうしたミスを防ぐには、表の並べ替えに「フィルター」機能を使います。表の項目名を選択して[フィルター]ボタンをクリックするだけと、操作も簡単。ただし、表内の空の列も一緒に選択するのがポイントです。

フィルターの機能を有効にしたら、項目名に表示された[▼]ボタンをクリックして、並べ替え順を指定します。[▼]ボタンには「↓/↑」のマークが表示されるので、どの列を並べ替えたのかもすぐにわかります。

並べ替え後にフィルターを解除したいときは、もう一度[データ]タブの[フィルター]ボタンをクリックします。

この裏技は「エクセル時短https://dekiru.net/category/series/excel-jitan/ 」から引用 しました。

 

スプレッドシートで並べ替えのミスを防ぐ方法

スプレットシートもExcelのようにフィルターを使って並べ替え順を変更できますが、範囲指定で並べ替え順の変更もできます。

範囲指定による並べ替え順の変更

並び替えをするデータ、A3セルからI14セルを選択します。
上部操作メニューの「データ」をクリックし、「範囲を並び替え」を選択します。

次のダイアログが表示されますので「並び替え条件」と必要であれば「データにヘッダー行が含まれている」にチェックし、「並び替え」ボタンをクリックします。

 

フィルターによる並べ替え順の変更

表の項目名をすべて選択し、上部操作メニューの「データ」をクリックし、「フィルタ作成」を選択します。

H2セルの「合計点」に表示されている▼をクリックすると下記操作メニューが表示されるので選択する。

下図は「A→Zで並び替え」を実行した結果です。

 

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以後、スプレットシートを利用するための準備作業、Excelとスプレットシートの違いなどについて説明します。

スプレットシートの利用準備

スプレットシートを利用するための作業は以下の通りです。

  1. Googleアカウントの作成
  2. Google Chrome(インターネットブラウザ)のインストール
  3. Googleドライブにログイン

Googleアカウントの作成

Googleアカウントを作成します。
アカウントの作成は無料です。こちらを参照してください。

Google Chrome (インターネットブラウザ) のインストール

Google Chrome (インターネットブラウザ) をダウンロードしてPCにインストールします。
こちらを参照してください。

Googleドライブにログイン

Chromeを実行し、ChromeのGoogleドライブのアイコン(下記)をクリックし、Googleドライブにログインします。

Googleドライブにログインすると下記のような画面が表示されます。

「新規ボタン→Googleスプレットシート」をクリックし、スプレットシートを実行します。

 

 

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Excelとスプレットシートの違い

実行場所

ExcelはPCにインストールして使用しますが、Googleスプレッドシートはサーバにインストールされており、インターネットブラウザを使い操作します。

作成したファイルはGoogleドライブに保存されるので、別のPCやスマートフォンから利用できます。
スプレッドシートは 保全性が高いうえ、PCの買い換え時移行作業は不要です。

保存機能

Excelはファイルを開いてから編集・保存を行います。ネットワークハードディスク上のファイルを直接編集することは推奨されていません。
スプレッドシートは、常に自動保存を行っています。保存先はGoogleドライブです。
文字を入力した直後にPCが故障したとしても作成したデータはGoogleドライブに保存されています。

関数

GoogleスプレッドシートにはExcelには無い独自の関数が用意されています。自動化やネットワーク上での他のシートとの連携など、スプレッドシートがWebアプリケーションであるという特徴を活かした関数が多く用意されています。

  • データの検索・抜き出しが用意になるQUERY関数
  • 別のスプレッドシート(ファイル)からセル範囲を読み込めるIMPORTRANGE関数
  • 数式を自動でコピーしてくれるARRAYFORMULA関数
  • シート内で翻訳できるGOOGLETRANSLATE関数

 

スプレットシートのデメリット

  • インターネットブラウザ上で動作するため、インターネットに接続していない状態では基本的に使用できません。
  • アプリケーションの内部処理がGoogleのサーバー上で行われるため、処理速度が遅くなる事がありますので、ファイルサイズが極端に大きい場合は考慮すべき点です。
  • Excelとフル互換ではないのでExcelファイルをスプレッドシート上で開くときに表示や処理に違いが出ることがあります。

 

Excelとスプレッドシートのファイルの互換

Excelで作成したファイルをGoogleドライブにアップロードしてからスプレッドシートで開くことができます。また、スプレッドシートのファイルもExcelのファイル形式(xlsx)にしてダウンロードできます。 

 

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